• 咨询热线:
  • 4000-633-632
  • 销售热线:
  • 020-87515448
 
 

商软会员管理系统解决方案

商软会员管理系统解决方案

文章来源:未知 作者:admin 发布于:2014-12-12 点击:

第一部分 系统网络方案

1.1设计原则

我们提供的系统将按照模块化、标准化,结合先进而成熟、实用性、易用性、可维护性、安全性、可扩展性的原则设计。

1.2 系统架构




系统运行环境






第二部分 软件总体功能

2.1 功能模块

“商软会员管理系统” 整个系统分为前台POS会员销售及后台进销存业务管理两大部分。前台POS销售实现卖场零售管理;后台进行进、销、调、存、盘等综合管理,主要功能包括采购管理、批发销售、仓库管理、卖场管理、财务管理、统计分析、数据通讯、系统管理、基本资料相片档案等。

2.2 前台POS系统功能

1)       销售/退货/取消/挂单/作废
2)       多码识别(条形码、商品编码、一品多条码)
3)       在后台出现服务器故障或网络故障,前台POS机可以脱网单机收款,当网络联通时再把断点之后的销售数据上传到服务器.
4)       多种付款方式(人民币、港币、美元、支票、信用卡、现金券)   
5)       单笔折扣、整笔折扣、赠送
6)       多种促销方式(会员特价、零售特价、限期、限时特卖)
7)       会员卡(IC卡、磁卡)
8)       储值卡(IC卡、磁卡)
9)       支持多种打印方式(小票、报表或其他)
10)    自定义小票收据头、尾信息
11)    查询交易
12)    实时库存查询
13)    POS机键盘自定义
14)    多种POS机的支持(IBM、富士通、西门子、宝获利、亿利达、亚仿、DIY PC机等)



2.3 后台管理系统功能



系统管理模块:主要功能是设置操作员信息,权限,系统数据相关操作,以及系统数据库链接,系统初始化设定。
基本资料模块:主要功能是设置机构信息,收款员信息,营业员信息;商场及商品的各种基本信息,,商品基本信息、商品别的划分、供应商与客户信息的输入、商品单位、仓库中心信息、区域设置等基本信息的输入,包括商品零售价、批发价、进货价的调整操作。
采购中心模块:主要功能是采购部门的采购订单,进货入库、采购退货及等相关的汇总数据查询与报表。
仓库中心模块:主要功能是仓库商品的进出业务处理,如商品报损,领用和其它商品出入库业务;商品的盘点操作及仓库的商品汇总数据查询与报表。
会员销售模块:主要功能是设置会员信息;商品条形码打印,前台收银监控,POS交易流水查询,导出条码称商品信息,商品的各种特价、会员信息管理;商品价格牌打印,储值卡管理及卖场相关的汇总数据查询与报表。
会员管理模块:主要功能是对会员卡和储值卡的类别、发放、批量制卡、积分设置、回收、积分冲减、异动查询、写卡/退卡/换卡/挂失/接挂/卡禁用/卡解禁、批量修改等管理;已经相关的数据查询与报表。
财务中心模块:主要功能是会计部门与批发客户、商品供应商的各种账款结算与费用处理;以及相关的各种汇总查询和报表。
分析中心模块:主要功能是从商场的进、销、存三方面,对商品的采购进仓、批发和POS销售、会计账款等各种业务的整体数据综合分析。
 

第三部分 系统业务流程描述

3.1 系统业务流程描述

3.11 系统操作流程图


3.12 进货管理作业流程



【角色说明】采购员、采购部、录入员、财务部、收货
【功能说明】
1、《采购订单》等审批后才可进货;
2、若用户系统中无合同管理模块,应手工填写订单;
3、原始单据应与系统打印的相应单据核对,以便核对和存档;
4、若到货数量少于订单,则有两种情况:(1)如送货途中发生残损,且经协商由厂家承担,应按照实收数量,修改商品验收单;否则,应由商家负担,实物负责人按照订单数填写实收数,同时填写损溢单,注明途中损溢。录入员审核进货验收单后,输入损溢单。(2)厂家缺货,修改商品验收单,按实收数输入并审核;
5、到货数量大于订单,可拒收多余部分;
6、若超过订单交货期限或到货品种与订单不符,必须通知采购员,根据具体情况拒收或补订单。
 
3.13 销售管理作业流程





【角色说明】收款员、营业员。
 
3.14仓库管理作业流程



【角色说明】录入员、营业员、财务部。
【功能说明】单据应及时传递,确保盘点准确;对误差较大的商品或部分柜组可进行局部盘点或循环盘点。
 

第四部分 软件功能详细描述

“金管家”对业务权限的划分通过“角色”来进行,系统的每个业务功能都能通过“角色”来控制赋权。用户可以根据自身的业务需要来灵活地调整业务操作流程和加强业务管理规范
“金管家”主要分为以下子功能模块:采购管理、销售管理、库存管理、财务管理、基本信息、分析中心、系统设置。系统新增了各种业务明细数据的查询功能:您可以灵活地自行设定查询条件,对于有疑问的业务数据不必用明细报表查询,在明细数据查询的功能中就可以解。

4.1 采购管理

从商品的采购计划到商品采购验收等采购业务的处理,同时负责对供应商的退货处理。

4.11 主要功能职责

l         制采购订单,向供应商下订单采购商品。
l         制进货入库单,根据采购订单或直接制进货入库单,验收供应商送到的商品并做入库单。
l         同时可以根据本单做“采购冲红单”。
l         制商品退货单,处理对供应商的退货业务,同时可以根据本单做“采购冲红单”。

4.12 相关业务单据

l         商品采购订单
l         商品采购入库单
l         商品商品退货单

4.13 相关功能菜单

l              单据管理
n             采购订单
n             采购入库单
n             采购退货单
n             采购订单查询
n             采购入库单查询
n             采购退货单查询
l         采购业务查询汇总报表
 

4.2 批发管理

负责企业的批发业务,包括对客户的报价和制销售订单及制销售出库单等有关的批发业务处理。

4.21 主要工作职能

l         给批发客户提供商品批发报价,可以根据不同的客户给予灵活的批发价格。
l         处理客户订货的业务,根据客户的订货凭证制批发订单。
l         处理客户领货的业务,根据批发订单制批发单,或者手动输入商品制批发单。
l         处理客户退货的业务,制客户退货单。

4.22 相关业务单据

l         商品销售订单
l         商品销售单
l         商品销售退货单

4.23 相关功能菜单

l         客户价格关系
l         客户价格关系单据管理
n         销售订单
n         销售单
n         销售退货单
l         销售业务查询汇总报表
n         销售订单汇总表
n         销售汇总报表[客户]
n         销售汇总报表[客户-商品]
n         销售汇总报表[商品]
n         销售汇总报表[类别]
n         销售汇总报表[类别-商品]
n         销售汇总报表机构]

4.3 仓库管理

主要负责商品的储存、出入库的业务。对库存商品进行管理。

4.31主要工作职能

l         对采购员所制的进货入库单、对供应商退货单进行审核,对进货、退货商品进行出入库处理。
l         对批发销售业务员所制的销售单、客户退货单进行审核,负责处理批发客户到仓库提货的业务和批发客户的退货入库业务。
l         商品盘点期间,清点库存商品,制盘点单。
l         对库存商品的非业务损耗做报损处理,制报损单。

4.32 相关业务单据

n         商品领用单
n         商品报损单
l         盘点管理
n         盘点差异原因信息
n         盘点录入单

4.33 相关功能菜单

l         盘点管理
n         盘点初始化
n         盘点单录入
n         盘点盈亏处理
n         盘点差异原因信息维护
l         仓库汇总报表
n         库存汇总报表[商品]
n         库存汇总报表[仓库]
n         仓管汇总报表
n         盘点汇总报表
n         盘点差异原因报表
n         报损汇总报表
n         领用汇总报表
n         其他入库汇总报表
n         其他出库汇总报表

4.4 会员管理

    主要负责卡资料的新增和维护。包括会员卡的禁用/解禁、退卡、换卡、挂失/解挂、批量制卡和修改功能,还包括会员卡消费与积分、会员积分冲减、会员卡积分异地查询等报表查询。
4.41 主要工作职能
l         会员卡的类别信息管理
l         会员卡的发放管理
l         会员卡写卡、批量制卡、换卡、退卡、挂失/解挂、禁用/解禁
l         会员卡消费与积分,积分设置
l         会员积分冲减,会员卡积分异动查询

4.42 相关功能菜单

l         会员卡
n         会员卡类别信息
n         会员卡发放管理
n         会员卡批量制卡
n         会员卡积分设置
n         会员卡回收
n         会员卡写卡
n         会员卡批量修改
n         会员卡换卡/退卡
n         会员卡挂失/解挂、禁用/解禁
n         会员卡消费与积分
n         会员卡积分设置
n         会员积分冲减
n         会员卡积分异动查询
n         会员销售汇总报表
n         会员卡消费明细报表
l         储值卡管理
n         储值卡类别信息
n         储值卡初始化
n         储值卡面值设置
n         储值卡充值/写卡/批量修改
n         储值卡金额异动查询
n         储值卡挂失/接挂/禁用/解禁
n         储值卡汇总报表
n         储值卡消费明细报表

4.43 相关业务查询

l         会员销售汇总报表
l         会员卡消费明细报表
l         储值卡汇总报表
l         储值卡消费明细报表
 

4.5 会员销售管理

主要负责门店的前台销售业务的管理。包括商品的各种特价、促销、会员卡、储值卡、票据设置、前台销售数据日结处理等和销售商品有关的业务。

4.51主要工作职能

l         前台收银系统基础数据设置
l         销售商品特价管理
l         销售票据设置
l         销售报表查询

4.52相关功能菜单

l         会员卡管理
n         会员特价单
n         会员销售汇总报表
n         会员卡消费明细报表
n         会员消费与积分报表
n         会员积分冲减
l         储值卡管理
n         储值卡初始化
n         储值卡发放管理
n         储值卡汇总报表
n         储值卡消费明细报表
l         前台相关
l         POS交易流水查询
l         商品特价促销信息查询
l         零售特价促销单
l         汇总报表
n         收银员日报表
n         营业员日报表
n         商品-客户销售关系报表
n         客户-商品销售关系报表
n         商场营业收入日报表

4.54 主要工作职能

l         了解业务的汇总情况
l         正确了解企业的应付实收情况
l         对重要的业务单据进行审核确认

4.55 相关业务查询

l         经营日报表
n         经营总况日报表
n         进销存汇总报表
n         进销存明细报表
n         商品毛利报表

4.6 配送管理

主要对各机构、仓库的商品配送管理。

4.61 主要工作职能

l         对配送员所制的外调单进行审核
l         对商品内部调拨和外部调拨的出入库业务进行管理
l         对重要的业务单据进行审核确认

4.62 相关功能菜单

n         配送申请单
n         配送外调出货单
n         配送外调入库单
n         配送退货单

4.63 相关业务查询

n         配送申请单查询
n         配送外调出货单查询
n         配送外调入库单查询
n         配送退货单查询
n         加盟商配送统计
 

第五部分 实施与服务

5.1实施方案

5.11 实施过程描述

    商软科技有强有力的项目实施队伍,分行业配备实施人员,所有人员均经过公司严格培训和考核认证,具备丰富的领域知识、专业知识和实施经验,并且大家经常通过各种方式交流,做到知识共享、资源共享。
每个项目都成立一个实施小组,有专职实施顾问。项目实施过程中有项目经理带领实施小组常驻用户处,与用户一起制定项目实施方案、实施计划、现场培训员工等,做好开业前的准备工作,随时处理系统运行初期出现的各类问题,保证系统的正常运转。
实施阶段可分为设备安装调试、数据提供与整理、操作培训、数据录入与验证、系统试运行、销售管理、综合运行、稳定运行等阶段。
1)模拟环境的建立
2)培训
3)数据录入与验证
4)正式系统的组建
5)系统试运行
6)系统调整及人员再培训
7)销售管理阶段
8)综合运行阶段
9)稳定运行阶段
当系统刚刚开始运行时,许多操作员刚接触计算机,对系统操作也不熟,往往在实际工作中不敢使用,怕出错,为了解决这一问题,我们在系统运行之初,派技术人员跟班工作,同工作人员一起上班,在旁指导操作员进行工作,操作一旦有误,马上进行指导更正,从而使操作员可以很快地熟练掌握所使用的系统,全面保障整个系统的正常运行。

5.12 实施参考计划表

实施里程碑
 年  月  日,商业基础数据正式启用
 年  月  日,分店POS系统启用
 年  月  日,分店试营业
 年  月  日,分店正式营业
 
参考计划
1) 月  日,实施人员同公司财务部,业务部及电脑部等与商业MIS密切相关的部门主管进行商谈业务流程,处理方法,基础数据编码方案及大致的用户要求。
2) 月 日,在商谈内容的基础上组织讨论系统实施规划及实施进度,提交公司负责人审批。
3) 月 日,服务器安装,建立系统运行模拟环境。
4) 月 日- 日,进行后台操作员(录入)人员培训。
说明:计划3,4开始的前提条件是服务器、PC机、HUB等设备到位,模拟网络环境搭建完毕。
5) 月 日,制定编码方案,连锁公司主管经理签字认可,该方案制定后,一般不能更改。
6) 月 日-  日,基础数据录入,部门信息,供应商信息,类别,商品信息等。
7) 月 日,基础数据核对。
说明:计划6,7开始的前提条件是信息表收集完毕(或录入过程中收集),打印机1-2台到位,UPS必须到位。
8) 月 日,商品验收入库,并将商品上柜。
9) 月 日,进行收款员培训。
10) 月 日-  日,收款员练习, 日,收款员考核。
说明:计划9,10开始的前提条件是练习POS机到位,网络环境满足条件。
11) 月 日-  日,完成物价标签打印。
12) 月 日,POS系统,后台MIS系统网络测试,分店试营业。
说明:计划12开始的前提条件是分店的正式网络环境调试完毕,POS机,服务器等各种设备正常。
13) 月 日,分店正式营业,系统进行运行阶段。
 
说明:先确定好开业时间(或系统起用时间),然后倒推出各阶段任务的完成时间。
 

5.13培训

商软科技十分重视对用户的培训工作。我们认为,要保证系统的正常运行和充分发挥其作用,必须使系统从真正意义上成为用户自己所有,真正让用户掌握。同时,培训的过程也是系统的一个交接过程。
根据培训的对象和要求不同,我们建议分为如下几个阶段和层次进行:
1、应用层培训
基础培训
    内容:
1、商业自动化概述;
2、计算机基础知识:WINDOWS基本使用常识,计算机硬件基本知识等。
对象:使用系统的有关人员。
 
前台系统的培训
    内容:
1、收款机的基础知识,包括收款机的构造与组成,收款机的操作原理等;
2、收款机的基本技能使用与操作,包括收款机的开关机、操作方法、基本技能、日常维护以及简单故障的分析和处理方法等;
3、前台收款系统的操作和使用,包括前台收款系统的组成与特点、收款系统的操作等。
    对象:前台收款员、系统维护人员及其他有关人员。
 
后台系统的培训
    内容:后台部门相应软件的操作使用。
    其中针对中高级管理人员,重点进行如何充分利用系统提供的数据进行分析,并将其运用到决策中的培训。使中高级管理人员能够充分利用计算机系统提供的辅助决策功能,充分体现出自动化系统的优越性。
    对象:分管总经理、业务经理、系统管理员和业务部、人事部、财务部等部门的操作员及其他有关人员。
 
2、维护层的培训
该培训主要对象是系统管理员。系统管理员负责整个系统的硬件、软件和网络的正常运转及日常维护工作。
内容:
1、有关硬件平台及网络的培训,包括中心数据服务器、网络设备及网络结构等内容;
2、操作系统和数据库的培训;
3、商业MIS实施前的数据准备等内容,包括协助用户制定有关系统的规章制度、准备有关商业数据、如何解决一些常见问题等,以保证整个系统的按时成功运行。
 

5.15 售后服务与技术支持

对服务的理解
    商软科技十分重视售后服务和对用户的技术咨询,从某种意义上讲软件就是服务,软件厂商提供的支持和服务在最低程度上应保证信息管理系统能够长期、不间断地为用户服务。如果连平稳运行都谈不上,用户的投资便会变得毫无意义。
企业进行管理信息系统的建设是为了增强自身的竞争实力,这就牵扯到如何更好地应用管理信息系统,如何通过厂商完善的服务与支持,最大程度地发挥出管理信息系统的各种功能、优势。如果系统的使用价值提高了,实际上就体现了服务的“升值”作用。
 
多样化的服务方式
为使服务及时有效,我们提供多样化的服务:
·热线咨询服务
在广州我们设有热线电话,配有工作三年经验以上的高级服务工程师接听和处理客户应用咨询。
·联机维护服务
联机维护是我们特有服务方式,通过我们自已开发的维护软件可以与远地的客户进行计算机联接,在广州就可以直接处理全国客户运行中的软件故障和数据问题。
·网上服务
能够访问Internet的用户还可以上网查询我们的技术服务专栏,在我们的技术服务专栏里有客户应用案例、最新技术改进、运行故障排除等丰富的内容。
·E-mail传真服务
通过发送E-mail和传真获得服务。
·培训服务
根据客户需要,提供常备的现场培训。
·快速现场服务
现场指导上门服务。
服务质量保证
为保证服务质量,我们不断加强内部管理,建立起一套保证服务质量的制度和措施,对服务人员实行持证上岗制度:
·定期按服务类别进行培训交流
对服务工作进行细化分类,分为项目实施(另按规模分为大、中、小型)、日常维护、问题咨询、现场支持等,每年定期按类别进行培训,并定期进行服务经验、技巧交流,等等。
·服务资格认证
每年对所有技术服务人员进行一次服务资格认证考试,以保证服务队伍的素质。
·用户满意签字
服务工作量化标准考核,用户满意签字服务汇报单有效。
·高水平的技术服务队伍
商软服务工程师熟悉我们的产品、熟悉的各种网络环境和数据库平台。加强对系统软件的服务能力,是因为我们知道用户不仅需要我们能提供对产品本身的服务还要能够解决软件运行过程中来自于网络环境、数据库环境的问题,还有许多专家具有丰富的管理工作经验,有丰富的系统实施经验和管理咨询能力。

5.2售后服务与技术支持的主要内容

◆系统运转初期,公司可派技术人员长驻商场内,提供全方位的技术保障。
◆及时响应用户的服务需求,现场解决问题。
◆如果发现操作人员仍不熟悉系统,将另外进行培训。
◆硬件系统的出错诊断与维修(非商软公司提供的硬件除外)。
◆排除软件系统故障。
◆定期走访客户,检查系统的运行和使用情况。
◆公司技术服务热线电话回答问题。
◆应用软件若有程序错误,终生维护。
 
 
 
 
广州市商软电脑科技有限公司